1.19 Eloge de la simplicité

Les lecteurs de cet article sont, au fait des pressions qui s'exercent sur les entreprises : exigences de plus de productivité, plus de rentabilité, plus de réactivité, plus de fiabilité, plus de satisfaction client, plus de développement durable.

Pour répondre à ces exigences, l'esprit humain a fait preuve d'une grande créativité pour inventer des organisations visant la performance: maîtrise des processus, organisation par projet, fonctionnement matriciel à n dimensions, juste-à-temps, déploiement de stratégie, gestion des emplois et des compétences, mutualisation des fonctions supports, externalisation, fusion, réorganisation. Hélas le résultat n'est pas toujours au rendez-vous et l'on a souvent construit des organisations inutilement compliquées. Des organisations ankylosées, dont la réactivité évoque plus le cheval de bois que le cheval de course. Le problème est que, avec le temps, rien ne s'arrange mais tout se tasse et tout s'empile. En matière de fonctionnement collectif, il arrive de joindre l'inutile au désagréable !

L'enjeu est important car les organisations inutilement compliquées n'atteignent pas leurs objectifs majeurs et deviennent très fragiles. Pour différentes raisons: stratégie incomprise, objectifs perçus comme contradictoires ou peu réalistes, découragement, coopération transversale insuffisantes, activités sans valeur ajoutée, effets pervers des règles adoptées, perte de sens.

Notons au passage qu'il ne faut pas confondre complexité et complication, comme Dominique Genelot l'a montré dans son ouvrage Manager dans la complexité. Le comportement d'un groupe humain est complexe car il y a une part d'imprévisible, et il faut agir, décider, dans l'incertitude. Le plan d'un moteur d'avion est compliqué, mais à force d'analyse on arrive à comprendre comment cela fonctionne. Le code du travail, lui, est devenu inutilement compliqué.

Un nouvel axe de progrès a été découvert par nombre d'entreprises : il faut sim- pli- fier. Simplifier ce qui est devenu inutilement compliqué. Certes, l'intention est louable, mais comment dépasser l'incantation ? Quels- sont les ingrédients de la simplicité ? Quels- sont les fondements de la simplicitologie ? Peut-on répondre simplement à ces questions ? Les lignes qui suivent esquissent une réponse en proposant 14 leviers pour la simplicité du fonctionnement des entreprises.

1. Réduire le nombre d'éléments : avec moins de composants, moins de pièces, moins d'opérations, c'est plus simple.
2. Organiser mieux les éléments : en organisant, en regroupant les éléments, la situation est perçue comme plus simple.
3. Apprendre : c'est plus simple si on connait le mode d'emploi.
4. Donner moins de visibilité : montrer seulement ce dont on a besoin. Inutile d'encombrer le paysage avec ce qui ne sera pas utilisé; donner moins de transparence.

1. Réduire le nombre d'acteurs : moins de participants à la réunion, moins de contributeurs au processus.
2. Stabiliser les interlocuteurs : moins de changements d'interlocuteurs, moins de passages de relais, moins de mouvement brownien.
3. Supprimer les solutions : supprimer les solutions dont le problème à disparu et qui nous encombrent. Supprimer les solutions dont le problème ne mérite pas de solution.
4. Faire du neuf : inventer autre chose plutôt que de tenter de simplifier ce qui ne mérite pas d'exister.
5. Faire tout, tout de suite : la même personne fait tout en une fois, sans passer à une autre, sans stocks intermédiaires.
6. Décréter l'urgence : c'est plus simple de faire vite. Dans l'urgence on simplifie et on accepte. A condition de ne pas aller deux fois plus vite dans la mauvaise direction.
7. Donner le sens : si chacun comprend où l'on va et pourquoi, il y a besoin de moins d'instructions, moins de règles, moins de justifications, moins de recadrage.
9. Encourager les routines : innover sur les bons sujets, mais pour tout le reste, valoriser les bonnes routines collectives, les comportements réflexes, les automatismes qui simplifient le fonctionnement. Survivre, c'est aussi ne pas changer.
10. Diminuer le nombre de managers : l'organisation est plus simple s'il y a moins de chefs à 3 plumes qui managent chacun 3 personnes.
11. Décider seul : éviter de diluer la décision dans le collectif. Un seul porteur de la décision … à condition de très bien écouter les parties prenantes et les experts.

Le lecteur vigilant aura remarqué que l'auteur applique lui-même, fort pertinemment, le principe N° 2 "Organiser les éléments" en classant les principes proposés en deux sous-ensembles : principes généraux et principes managériaux. Les premiers sont directement inspirés d'un petit ouvrage fort stimulant: De la simplicité, de John Maeda* publié chez Payot (2007). Celui-ci propose quelques lois de la simplicité qu'il illustre par de nombreux exemples empruntés à la technologie et à la vie quotidienne. Le deuxième groupe de principes ressemble, quant à lui, aux inventions diaboliques que les consultants proposent pour faire de l'entreprise un lieu où ruissellent la performance et le progrès.

Nous invitons maintenant le lecteur à appliquer le principe N°1 "Réduire le nombre d'éléments" en sélectionnant dans cette énumération 3 principes ; ceux qui lui semblent les plus bénéfiques pour son organisation. Il reste à persuader tous ses collègues de les appliquer. Ce ne sera pas le plus simple !

Nous terminerons cet éloge de la simplicité par une citation de Léonard de Vinci, précurseur de la simplicitologie et d'autres sciences : " La perfection est atteinte non pas quand on ajoute, mais quand on retire ".

Didier Noyé possède une large expérience de l'ingénierie du changement et du développement des compétences. Il conseille les entreprises dans les domaines des ressources humaines, des pratiques de management et de l'organisation des projets de transformation.

Il est aussi l'auteur de nombreux ouvrages sur le management, la communication et la pédagogie. Il dirige notre département Editions avec la volonté de partager, de rendre accessibles les fondamentaux et les méthodes de management qui font la réussite d'Insep Consulting.

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Bibliographie de Didier Noyé

John Maeda est un artiste, graphiste, enseignant et chercheur, de renommée internationale, qui prône le retour de la simplicité. Il s'inscrit dans le mouvement de la communication minimaliste qui considère que l'efficacité d'un message repose sur le dépouillement. Il rejoint d'une certaine façon la philosophie de Maurice Béjart , chorégraphe qui affirmait "qu'un geste est juste quand il est débarrassé de ce qui n'est pas l'essentiel".

Les 10 principes qu'il a énoncés dans son dernier ouvrage "De la simplicité" une référence utile pour de nombreuses disciplines dont le management :
1. Réduction : Pour atteindre la simplicité le mieux est la réduction méthodique.
2. Organisation : Avec de l'organisation, un ensemble composé de nombreux éléments semble plus réduits.
3. Temps : En économisant son temps on a le sentiment que tout est plus simple.
4. Apprentissage : La connaissance simplifie tout.
5. Différences : La simplicité et la complexité ont besoin l'une de l'autre.
6. Contexte : Ce qui se trouve à la périphérie de la simplicité n'est absolument pas périphérique.
7. Emotion : Mieux vaut plus d'émotions que moins.
8. Confiance : Dans la simplicité, nous avons confiance.
9. Echec : Certaines choses ne peuvent jamais être simplifiées.
10. Loi cardinale : La simplicité consiste à soustraire ce qui est évident et à ajouter ce qui a du sens.

Il rajoute à ses 10 principes 3 clés :
1. Au loin : Plus semble moins si l'on s'en tient éloigné, très éloigné.
2. Ouverture : L'ouverture simplifie la complexité.
3. Puissance : Se servir de moins, en tirer plus.