Travailler en équipe de façon plus créative avec Mindmanager et Catalyst : des nouveaux outils de travail collaboratif

1. Travailler en monde " projet " dans les entreprises réseaux

La mondialisation de l'économie combinée au développement des NTIC ont profondément changé le fonctionnement des organisations. Les entreprises travaillent de plus en plus en mode "projet " associant des acteurs qui ne sont pas nécessairement les salariés de l'entreprise. Sur les plateformes projets, on retrouve en effet de plus en plus les clients et les fournisseurs associés aux acteurs internes de l'entreprise. Au départ, ce phénomène s'est surtout développé dans le secteur automobile avant de se répandre progressivement dans tous les secteurs d'activité.

Ce nouveau mode de fonctionnement mobilise de nouvelles compétences sociales et cognitives pour lesquelles les acteurs ne sont généralement pas préparés.

Ces nouvelles compétences sont dites aujourd'hui transversales; elles concernent la capacité à :
- travailler en équipe étendue ;
- partager le savoir ;
- combiner des informations provenant de disciplines diverses, voire opposées ;
- raisonner en priorité ;
- construire des compromis ;
- intégrer des injonctions contradictoires ;
- parler en langues étrangères ;
- avoir une vision spatiale du fonctionnement de l'entreprise ;
- supporter une certaine accélération des cycles de production ;
- affronter les incertitudes.

Et surtout à innover pour se différencier.

2. Qu'est-ce qu'un paradigme ?

Edgar Morin dans son livre " Les 7 savoirs de l'éducation du futur " met en évidence le problème dans lequel nos consciences se sont installées. Il parle d'aveuglement paradigmatique.

Edgar Morin définit la notion de paradigme essentiellement à partir de 2 éléments :
- 1) La promotion/sélection des concepts maîtres de l'intelligibilité.
" Ainsi, le niveau paradigmatique est celui du principe de sélection des idées qui sont soit intégrées dans le discours ou la théorie, soit écartées et rejetées ".
- 2) La détermination des opérations logiques maîtresses. " Le paradigme est caché sous la logique et sélectionne les opérations logiques qui deviennent à la fois prépondérantes, pertinentes et évidentes sous son empire (exclusion- inclusion, disjonction- conjonction, implication- négation). C'est lui qui accorde le privilège à certaines opérations logiques aux dépens d'autres ".

" Ainsi donc, le paradigme effectue la sélection et la détermination de la conceptualisation et des opérations logiques. Il désigne les catégories fondamentales de l'intelligibilité et il opère le contrôle de leur emploi. Ainsi, les individus connaissent, pensent et agissent selon les paradigmes inscrits culturellement en eux." (Chapitre I, paragraphe 1.4)

Le paradigme dominant en Occident a été formulé par Descartes au XVIIe siècle. Les philosophes le présente comme étant fondé sur la "disjonction " c'est-à-dire qu'il étudie le Réel en séparant les éléments des uns des autres pour aller le plus loin possible dans l'infiniment petit. Cette manière de penser à permis le développement des progrès scientifiques qu'on connait. Il convenait parfaitement au développement industriel fondé sur la recherche de la standardisation et de la répétition pour répondre à la demande du marché, caractérisé par une consommation de masse.

Le concept d'aveuglement paradigmatique proposé par Edgar Morin est très utile pour comprendre l'impasse dans lequel se trouvent les sciences de gestion. Durant les 50 glorieuses, il s'agissait de produire en volume. Le système cognitif devait privilégier la notion d'ordre et de contrôle. Dans son rapport de 2002 sur la compétitivité des entreprises françaises, Christian Blanc montre clairement que nous ne sommes plus dans la même orientation. Nous sommes confrontés à un véritable renversement de l'ordre économique mondial. Les pays à faible coût de main d'œuvre se sont emparés des activités industrielles. Les stratégies de volume doivent être remplacées par des stratégies de différenciation. La valeur ne se crée plus dans la fabrication mais dans la conception, le marketing et le service aux clients. Cela demande de mobiliser d'autres ressources cognitives que celles que nous avons mises en œuvre jusqu'à présent.

3. Aveuglement paradigmatique et dissonance cognitive

Le concept d'aveuglement paradigmatique proposé par Edgar Morin rejoint complètement celui de dissonance cognitive développé par Leon Festinger, en 1957. Selon cette théorie, les individus atteints de "dissonance cognitive " font appel à un mode de pensée incompatible avec la réalité dans laquelle ils sont impliqués. Cette situation cognitive rend évidemment difficile la résolution des problèmes. Nous avons déjà analysé cette approche "cognitiviste " à travers le concept de névrose managériale.

Le mérite de Léon Festinger est d'avoir montré que ce processus est très profond et s'opère à l'insu du sujet. La cognition se définit comme " l'ensemble des connaissances, opinions ou croyances " que le sujet mobilise pour comprendre le monde et s'y comporter.

Piaget dans son livre " La représentation du monde chez l'enfant " (2003) a montré que la cognition est aussi le résultat d'un apprentissage.

L'attachement à ce système de représentations du monde peut être d'autant plus fort que les individus en ont reçu une récompense "narcissique " (reconnaissance par les institutions type grandes écoles) ou matérielle (accroissement des profits, des rémunérations et des avantages sociaux) durant les 50 glorieuses.

4. La nécessité de sortir du modèle linéaire

Nous sommes donc en train de vivre sans nous en rendre compte une profonde métamorphose. Nous passons d'une économie industrielle à une économie de la connaissance. Nous devons faire appel à d'autres représentations pour comprendre le réel. L'Université Intégrale a réuni le 6 Mai 2010 des chercheurs soucieux de mieux comprendre cette mutation que nous traversons..

Pour naviguer dans un monde complexe, il nous faut sortir du modèle newtonien. Rappelons que la pensée newtonienne considère que le cosmos est régi par des lois établies par avance et prévisibles. Ce mode de pensée est évidemment bien adapté à un monde stable et fermé mais devient inopérant dans un monde instable et complexe ; il est qualifié de linéaire par les cognitivistes car il envisage les phénomènes de façon séquentielle. Par exemple, chacun conçoit son existence selon le cycle enfance, études, travail, retraite. Or, un nombre toujours plus grand d'individus alternent de plus en plus des périodes d'activités avec des périodes de transition. Comme le souligne l'un des intervenants de l'Université Intégrale, l'existence n'est donc plus linéaire, elle devenue fractale. Cela signifie qu'elle s'inscrit dans la discontinuité et le chaos.

Les outils cognitifs auxquels nous faisons traditionnellement appel s'avèrent insuffisants pour analyser et traiter les problèmes. Il était possible avant cette rupture paradigmatique de comparer les organismes à des machines. Cette conception, caricaturée par le film de Charlie Chaplin " Les Temps Modernes ", n'est plus pertinente.

Il nous faut désormais nous appuyer sur des disciplines qui permettent de concevoir les organisations non comme des machines statiques mais comme des "objets" constamment en mouvement et contingents. Garreth Morgan nous propose pour cela de puiser dans d'autres référentiels issus des sciences biologiques, des sciences de l'information et pourquoi pas des sciences humaines. Ces disciplines considérées pendant si longtemps comme des sciences "molles" peuvent s'avérer précieuses pour reconsidérer les fondements de notre raisonnement habituel et accéder à une autre "vérité".

5. La démarche heuristique : une nouvelle façon de faire cheminer la pensée

Jusqu'à présent, la logique classique qui a inspiré les sciences et les techniques a privilégié le principe d'ordre et de disjonction. Selon celle-ci, pour comprendre le monde il faut un microscope qui nous aide à " découper " le réel en de multiples éléments séparés les uns des autres.

Dans un monde complexe et incertain, nous avons besoin d'une nouvelle "méthode" de penser le réel qui nous permette d'avoir non seulement une compréhension des éléments singuliers qui composent un système mais aussi d'avoir, simultanément, une vision globale des interactions complexes qui existent entre eux.

Joël de Rosnay utilise le terme de macroscope pour qualifier ce nouveau monde de raisonnement. Il signifie simplement par là qu'il est aujourd'hui nécessaire d'associer des informations entre elles provenant d'horizons ou de disciplines différentes pour comprendre la réalité. Cela passe par la mobilisation de nouvelles ressources cognitives.

En 1978, le docteur Ned Hermann, alors directeur de formation à la General Electrique, avait mis au point un test permettant d'identifier les préférences cérébrales que nous avons tendance à privilégier. Il associe le cerveau gauche à la capacité à réaliser une analyse détaillée du réel tandis que le cerveau droit est spécialisé dans la capacité à construire une vision systémique globale. Le cerveau gauche sépare les éléments les uns des autres tandis que le cerveau droit permet de relier les éléments les uns des autres.

Chacun d'entre nous a des fonctions cognitives préférentielles qui facilitent plus ou moins la pratique de certaines activités et donc de certains métiers. Les personnes ayant privilégié les fonctions corticales gauches seront plus à l'aise dans des fonctions d'analyse et de contrôle tandis que les personnes marquées par le cerveau droit seront plus à l'aise dans des activités de conception et de synthèse.

Ces fonctions cognitives sont le produit de notre histoire génétique et culturelle. Elles sont plus ou moins amplifiées ou contrariées par l'apprentissage. De façon collective, avec le développement de l'ère industrielle, ce sont les fonctions du cerveau gauche qui ont été exaltées au détriment des fonctions du cerveau droit.

Si cette situation cognitive collective perdurait, cela pourrait, à notre sens, poser un sérieux problème pour la compétitivité de nos entreprises dont le salut, on le sait, passera par l'innovation et la capacité à revisiter leur rapport à l'espace à travers l'exportation.

6. Les cartes heuristiques : une méthode révolutionnaire pour développer la créativité au quotidien

Faisant les mêmes constats, le psychologue anglais Tony Buzan s'est emparé de ces théories pour construire une méthode qu'il appelle la méthode heuristique. Cette approche peut s'avérer réellement intéressante dans toutes les circonstances de la vie quotidienne : gestion du temps, plan de journée, plan de semaine, guide d'entretien, conduite de réunion, plan d'action, etc... Elle permet de réinventer le vécu de ces évènements à partir d'une logique de créativité alors que la pratique que nous avons eue jusqu'à présent s'est inscrite sur un mode linéaire. Avec Time System, le leader mondial des fabricants d'agenda-organisateurs, nous avions d'ailleurs conçu, en 2004, un agenda organisateur basé sur ces principes, en partant de l'hypothèse que ces micro-évènements du quotidien pouvaient constituer un excellent terrain d'apprentissage pour réveiller les fonctions cognitives dont on a besoin aujourd'hui.

La méthode consiste à faire des cartes en suivant les règles d'écriture suivantes :
1° Prendre une feuille A4 ou A3 sur un plan horizontal ;
2° Dessiner au centre de la feuille un cercle avec un mot clé définissant le thème sur lequel l'individu ou le groupe travail ;
3° Ecrire dans des bulles autour du thème central les idées clés qui apparaissent dans l'esprit ;
4° Reprendre chaque bulle pour la faire éclater en arborescence d'idées ;
5° Avec des couleurs établir des interactions entre des idées ;
6° Associer certaines idées entre elles ;
7° Utiliser ensuite des images ou dessins pour illustrer les points clés;
8° Pratiquer le processus jusqu'à épuisement des représentations.

Une carte mentale peut prendre parfois plusieurs jours et parfois même plusieurs semaines. Au bout d'un certain temps une représentation nouvelle émerge par rapport aux thèmes étudiés et permet de concevoir des solutions auxquelles on n'aurait pas pensé au départ. La carte finale présente à la fin un aspect neuronal qui met bien évidence le jeu créatif des acteurs.

Faire une carte heuristique, quel que soit le thème évoqué, est toujours un jeu et procure un réel plaisir. C'est un mode de travail épicurien qui suscite également une dynamique émotionnelle évidente dans une équipe, lorsque la méthode est pratiquée à plusieurs. On a l'impression d'avoir pu libérer son intelligence et clarifier sa vision.

Un exemple de carte heuristique conçue à la main
Un autre exemple de carte heuristique conçue à la main

Mindmanager : le logiciel leader de la démarche créative

La méthode heuristique ne se limite plus à l'utilisation du papier et du crayon. Il existe désormais de nombreux logiciels " heuristiques ", Mindmanager étant un des plus sophistiqués et des plus simples à prendre en main.

La fonction de base du logiciel est centrée sur le recueil et le traitement des idées qu'on peut avoir à propos d'un problème ou d'un projet. Il permet par ailleurs de :
- produire des rapports en fichier Word ;
- modéliser des projets sous forme de planning Gantt ;
- concevoir des présentations PPT ;
- construire des sites Internet.

Selon les besoins, le logiciel peut s'utiliser soit individuellement soit collectivement. Il constitue un excellent support pour les managers désirant associer les collaborateurs à la conception, à la réalisation et même au pilotage d'un projet.

En dehors des fonctions présentées, il permet de travailler beaucoup plus rapidement, notamment au niveau de la conception dans la mesure où il accélère la construction des représentations.

Plutôt qu'une longue présentation, le mieux est de l'essayer en utilisant la version gratuite durant 30 jours. Dès réception de votre demande, vous recevrez en cadeau un E-Book sur la méthode heuristique qui vous permettra de bien comprendre la méthode.

Un exemple de carte heuristique conçue avec MindManager
Un autre exemple de carte heuristique avec Mindmanager

Catalyst : une solution web 2.0 pour collaborer à la conception de projets à distance

Dans les organisations étendues, les acteurs d'un projet ne sont pas toujours situés sur les mêmes sites. La solution Catalyst permet de travailler à plusieurs sur une même carte heuristique.

Prenons l'exemple d'une équipe commerciale constituée de commerciaux, installés dans des pays différents, qui doivent se réunir pour faire un plan d'action commercial. La solution Catalyst en mode locatif leur permettra de concevoir ce plan de façon participative.

Ces commerciaux pourront réfléchir ensemble en mode synchrone, c'est-à-dire simultanément, ou en mode asynchrone, c'est-à-dire selon leur disponibilité temporelle sans que les autres participants soient présents. Le processus très visuel proposé par ces deux outils facilitera, de façon significative, la production et l'échange des idées.

Là encore mieux vaut l'essayer, en cliquant ICI

Dès réception de votre message, vous recevrez en cadeau, un E-book de 70 pages " Devenir Visionnaire ".