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2.1 Construire des plans d'actions séquencées dans le temps avec son équipe
1. L'efficience dépend de la vision
Une expérience en psychophysiologie confirme l'importance d'accorder du temps à cette fonction. Une représentation n'est jamais immédiate. Elle est le résultat d'un apprentissage. On place un sujet devant un labyrinthe, les yeux fermés. On lui demande avec un crayon de faire le parcours complet, jusqu'à ce qu'il trouve la sortie du labyrinthe. En chronométrant on constate qu'au début il tâtonne, il met beaucoup plus de temps car il n'a pas de représentation. Puis au bout, environ, de 25 tentatives, on s'aperçoit qu'il agit très rapidement car il a une vision du processus. Cette expérience montre clairement que les seuls " Y'a qu'à " " Faut qu'on " ne suffisent pas. Il faut passer un minimum de temps pour construire avec ses collaborateurs cette vision.
2. En associant les collaborateurs à la conception des plans d'actions, vous facilitez l'appropriation des objectifs
Concernant la notion d'objectifs, les grecs avaient deux termes ayant chacun une signification bien distincte :
- d'un coté : " Télos " qui signifie le but à atteindre
- d'un autre coté " Scopos " qui signifie la manière d'y parvenir
Pour que les collaborateurs s'approprient les objectifs, la meilleure méthode consiste à les définir avec eux ou tout au moins à les clarifier et à bâtir des plans d'actions.
Pour réussir cette démarche, on peut se souvenir de quelques points clés :
1. Les objectifs doivent être SMART : Spécifiques, Mesurables, Adaptés, Réalisables, Séquencés dans le Temps
2. On peut demander à ses collaborateurs de noter sur des post-it les différentes étapes ou actions à mettre en œuvre. On inscrit toutes ses propositions sur un paper board en se mettant d'accord collectivement sur le séquencement.
3. On peut compléter cette approche en formalisant les actions envisagées dans une matrice simple de structuration de petits projets tirés du programme Templus
4. Une clarification des rôles des acteurs peut s'avérer être un heureux complément et contribuer à donner une plus grande clarté à un projet ou à un plan d'action.
5. Il est important de prévoir des rencontres régulières avec son équipe pour faire le point sur l'avancée du plan d'actions ou du projet. Des tableaux formalisant, sous forme d'images, les objectifs à atteindre donnera là aussi une vision plus affinée.
- d'un coté : " Télos " qui signifie le but à atteindre
- d'un autre coté " Scopos " qui signifie la manière d'y parvenir
Pour que les collaborateurs s'approprient les objectifs, la meilleure méthode consiste à les définir avec eux ou tout au moins à les clarifier et à bâtir des plans d'actions.
Pour réussir cette démarche, on peut se souvenir de quelques points clés :
1. Les objectifs doivent être SMART : Spécifiques, Mesurables, Adaptés, Réalisables, Séquencés dans le Temps
2. On peut demander à ses collaborateurs de noter sur des post-it les différentes étapes ou actions à mettre en œuvre. On inscrit toutes ses propositions sur un paper board en se mettant d'accord collectivement sur le séquencement.
3. On peut compléter cette approche en formalisant les actions envisagées dans une matrice simple de structuration de petits projets tirés du programme Templus
4. Une clarification des rôles des acteurs peut s'avérer être un heureux complément et contribuer à donner une plus grande clarté à un projet ou à un plan d'action.
5. Il est important de prévoir des rencontres régulières avec son équipe pour faire le point sur l'avancée du plan d'actions ou du projet. Des tableaux formalisant, sous forme d'images, les objectifs à atteindre donnera là aussi une vision plus affinée.
3. Outils et méthodes de niveau 2
Bibliographie conseillée : Mindmap - Dessine moi l'intelligence de Tony Buzan - éditions d'Organisation 1995 - 317 pages. Un ouvrage simple pour comprendre la démarche heuristique que vous pouvez vous procurez chez notre partenaire " La Librairie Decitre "
Nous vous proposons d'utiliser le formulaire de l'Agenda du Manager 2007 " Gestion de projet "
L'exercice consiste à faire émerger les idées de ses collaborateurs avec des post-it puis de les classer par ordre de mise en oeuvre, en se demandant s'il ne serait pas possible d'accomplir certaines actions simultanément. Cette technique s'inspire de la méthode de planification de Gantt que nous traiterons dans un prochain numéro.
L'exercice consiste à faire émerger les idées de ses collaborateurs avec des post-it puis de les classer par ordre de mise en oeuvre, en se demandant s'il ne serait pas possible d'accomplir certaines actions simultanément. Cette technique s'inspire de la méthode de planification de Gantt que nous traiterons dans un prochain numéro.
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