Gestion du temps et des priorités dans un monde complexe

Module 1.2 Gagner 1 h de temps par jour


Objectifs pédagogiques

Dans beaucoup d'entreprises, l'urgence est devenue un mode de gestion quotidienne. 59% des cadres interrogés se déclarent être constamment sous la dictature de l'urgence. Dans ce contexte, la réactivité aux sollicitations est devenue une qualité essentielle. Cependant à vivre en permanence dans l'instant présent, les acteurs ont de plus en plus de difficultés à garder du temps et de l'énergie pour préparer l'avenir. Ce comportement est d'autant plus paradoxal que nous sommes dans un environnement concurrentiel impitoyable qui demande une grande vigilance stratégique.

La gestion de cette pression quotidienne relève évidemment d'une Organisation cohérente, mais les acteurs ne sont pas aussi dépourvus que, parfois, ils le croient. La Méthode Templus à identifié un certain nombre de leviers sur lesquels chacun peut jouer. L'exercice qui sera proposé ne visera pas à faire plus de choses (c'est impossible), mais à développer un plus grand discernement, une plus grande intelligence de l'Action.

Objectifs pédagogiques :
- Identifier et traiter les voleurs de temps au quotidien
- Savoir dire Non avec courtoisie
- Optimiser l'utilisation de ses outils de gestion du temps " papiers " ou électroniques
- Utiliser la technique du plan de journée
- Hiérarchiser les tâches et les priorités avec la matrice d'Eisenhower
- Se construire un système d'informations stratégiques personnel

Les 9 séquences du module :


[TABLE,largeur:600,bordure:#0033CC] Séquence; Visualisation de la séquence; Exercice d'application; Lecture du manuel; Télécoaching 1. Le syndrome de chronos;2';45';20'; ; 2. Le raisonnement par priorité;5';15';0'; ; 3. Les Voleurs de Temps;6';20';15'; ; 4. Les croyances personnelles;4';15';20';0'; 5. La technique du Plan de journée;3';20';10''; ; 6. L’enregistrement des donnés temps;7';0';15';20'; 7. La gestion de la messagerie électronique;2';45';10'; 8. Construisez vous un agent numérique intelligent;1';45';0'; 9. Exercice philosophique au quotidien;4';0';0';20'; Total;34';3h 45;1h 10;60'; Durée totale du module; 6h 29'; ; ; ; [TABLE]

Méthode de travail

1° Téléchargez le manuel de la séquence 1.2 Gagner 1h de temps par jour en cliquant ici
2° Suivez les séquences une par une en faisant les exercices d'application proposés
3° Participez aux réunions virtuelles d'échanges en prenant un RV contact@4tempsdumanagement.com
4° A la fin du module, faites une auto-évaluation de vos acquis

Séquence 0 : Introduction (2')

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Séquence 1 : Le syndrome de chronos (5')

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Exercice d'application 1 : Faites l'analyse de votre emploi du temps (45')

1° Relisez votre définition de fonction
2° Faites la liste des principales activités qui la compose
3° Placez cette liste d'activités sur le fichier Excel ci-joint puis enregistrez chaque jour le temps passé
4° Au bout de 10 jours, transformez les chiffres en images et demandez-vous si le temps consacré à chacune des activités de votre référentiel d'activité est pertinent ou pas par rapport à votre métier, votre fonction, vos objectifs
5° Faites-nous part de vos réflexions. Ce sera l'occasion d'en discuter lors des téléconférences individuelles ou collectives que nous mettrons en place entre nous.

Séquence 2 : Le raisonnement par priorité (6')

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Exercice d'application 2 : la check-liste anti-confusion (15')

Losque vous vous sentez stressé et/ou confus, remplissez la check-liste ci-jointe et appliquez la méthode ABC.

Séquence 3 : Les voleurs de temps (4')

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Exercice d'application 3 : " Le tiercé des voleurs de temps " (35')

1°) Lisez le manuel du participant de la page 5 à 17

2°) Consultez la liste des 32 voleurs de temps (p 5 à 8) qui sont le plus cités dans les séminaires en présentiel. Vous pouvez évidemment en rajouter si vous le souhaitez.

3°) Nous vous demandons d'évaluer pour chacun d'entre eux la fréquence et la gravité en attribuant une note de 1 à 3. La gravité se définit par rapport aux conséquences du voleur de temps sur votre mission ou votre fonction.

4°) Vous multipliez les scores obtenus pour chacun des voleurs ; le scoring fera émerger les voleurs de temps plus importants sur lesquels vous pouvez travailler. Si vous avez des exe aquos, vous rajouter un critère pour parvenir à hiérarchiser vraiment.

5°) Vous vous concentrez ensuite sur le voleur de temps n°1 et suivez la méthode de résolution de problème proposée (p.8).

Séquence 4 : Les croyances personnelles (3')

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Exercice d'application 4 : " Test d'Eric Berne sur les croyances personnelles " (20')

1°) Faites le test des croyances personnelles p 18 à p 20. Ce test pédagogique est tiré de l'Analyse Transactionnelle. Il permet de mettre en évidence les injonctions principales qui surdéterminent le comportement personnel. Il a évidemment plus une valeur réflexive qu'une valeur scientifique.

2°) La pratique de " l'antidote " repose sur le processus de l'auto-suggestion. Si on souhaite atténuer une injonction, on peut se répéter la phrase antidote plusieurs fois par jour, surtout avant de s'endormir et de se lever le matin. Certaines personnes glissent un petit bout de papier également dans leur agenda pour retomber plusieurs fois dans la journée sur la phrase antidote. On peut aussi choisir une forme plus méditative en consacrant quelques minutes par jour tout simplement à réfléchir sur ce qui signifie l'antidote pour nous. Cette méthode peut faire sourire mais elle a son efficacité. Elle s'inscrit dans une perspective comportementaliste qui n'est pas sans intérêt.

Séquence 5 : La technique du plan de journée (7')

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Exercice d'application 5 : " La quarantaine " (35')

1°) Lisez le manuel du participant page 32 à 39

2°) Télécharger le formulaire Plan de journée et pratiquez la technique du plan de journée pendant 40 jours au moins Après cette " quarantaine " vous ne pourrez plus vous en passer. Cet exercice peut paraitre peu spectaculaire mais il est le plus efficace de ce module. Grâce à lui, vous vivrez une transformation " sensible " de votre comportement temps.

Séquence 6 : L'enregistrement des données temps (11')

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Exercice d'application 6 : Découvrez 2 types de planification : " solide " et " liquide " (15')

1°) Lisez le manuel du participant page 21 à 31

2°) En prenant une échelle de temps quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, efforcez-vous systématiquement de ne planifiez pas plus de 50% de votre temps en durée bloquée.

Séquence 7 : La gestion de la messagerie électronique (2')

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Exercice d'application 7 : " Optimisez l'utilisation de votre messagerie électronique " (45')

1°) Lisez le manuel du participant page 40 à 42.

2°) Fixez-vous 2 ou 3 rendez-vous avec votre messagerie dans la journée, plutôt que de la consulter au fil de l'eau.

3°) Pratiquez le système ACTE pour effectuer un premier classement de vos e-mails.

4°) Utilisez les icones d'outlook pour hiérarchiser la planification des actions liées à vos messages
5°) Prenez le temps de vous construire une structure thématique de dossiers clés dans votre messagerie.

6°) Construisez dans votre disque dur une structure de dossiers clés thématiques en lien avec la structure de dossiers thématiques liés à votre messagerie et prenez le temps de ranger les informations dans ses dossiers une fois par semaine, dans le cadre d'un RV du temps avec vous-même.

7°) Mettez en cohérence à votre système de classement " physique " avec votre système de classement " virtuelle ".

8°) Faites-vous une liste de vos dossiers clés.

Séquence 8 : Construisez vous un agent numérique intelligent (1')

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Exercice d'application 8 : " Cultivez l'intelligence du monde " (45')

1°) Pour vous convaincre de la nécessité d'un système d'informations stratégiques personnel, le plus simple est de passer quelques minutes sur le site Alibaba.com.

2°) Définissez les thèmes clés liés à votre activité et vos enjeux.

3°) Faites une sélection de ces thèmes pour n'en retenir que 5.

4°) Ouvrez un compte sur netvibes et mettez en place les fils RSS adaptés.

5°) Consultez une fois par semaine rapidement cette source d'informations " stratégiques ".

Un exemple de système d'informations stratégiques personnelles

Séquence 9 : La gestion du temps : un exercice philosophique au quotidien (4')

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Exercice d'application 9 : " Observons notre esprit "

1°) Semaine 1 : Pratiquez pendant 1 semaine l'exercice de la pertinence (Réfléchissez chaque jour avant de vous endormir sur une situation que vous avez " interprétée ").

2°) Semaine 2 : Accordez du temps à vos collaborateurs (Accordez un peu plus d'attention aux autres en " décidant " de prendre volontairement le temps de discuter avec les gens).

3°) Semaine 3 : Pratiquez le contentement (Mettez en valeur le positif de votre existence chaque jour et repérer chaque fois qu'une interprétation négative apparait dans votre esprit).

Quelques articles de la Lettre des 4 Temps du Management pour approfondir



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