1.15 Visio-conférence : gain de temps et d'argent

Les sources d'irritation concernant les réunions sont nombreuses :
- Les participants peuvent arriver en retard.
- La présence de certains ne semblent toujours nécessaire.
- Les dérives sont fréquentes.
- Il faut parfois faire de longs déplacements pour participer à des réunions qui ne sont pas toujours efficaces et où notre présence n'est pas toujours nécessaire.

Monsieur Dubois travaille comme responsable d'agence à Clermont-Ferrand. Il doit se rendre 1 fois tous les quinze jours à Paris pour participer à une réunion de direction qui dure 1h30. Pour une réunion d'une heure trente, il doit effectuer 6 h de voyage aller et retour. En plus du temps perdu, cela coûte à la société 150 Euros en moyenne car pour être présent à 9h Monsieur Dubois doit coucher la veille à l'hôtel. Cette société réunit environs 8 managers d'agence ; ce qui représente pour elle une charge de 1200 Euros minimums par réunion, soit une dépense annuelle d'environs 24000 Euros par an.

Face à ce constat, on peut se poser au moins deux questions :
- La participation de Monsieur Dubois à toutes ces réunions est-elle nécessaire ?
- Quel est le rapport coût/utilité de ces réunions ?

Il existe aujourd'hui une alternative à ce type de fonctionnement en présentiel : les télé-réunions à distance.

Les systèmes de télé-réunion permettent de mettre en relation des personnes sans qu'il soit nécessaire pour elles d'être présentes physiquement en face-à-face. Ils s'appuient sur des outils de télécommunication qui permettent simultanément :
- D'échanger par la voix.
- De visualiser ses interlocuteurs par Webcam.
- De partager et d'échanger des documents en mode synchrone (pendant la réunion virtuelle) ou en mode asynchrone (avant ou après la réunion).

Le coût mensuel en mode illimité coûte entre 25 à 150 Euros selon le nombre de participants. Aujourd'hui la technologie est prête, facile d'utilisation mais ce sont les usages sociaux qui ne suivent pas. La plupart des acteurs ne parviennent pas à se représenter les immenses possibilités offertes par ce type de système.

Nous avons expérimenté de très nombreux systèmes, parmi ceux-ci, 5 ont retenu notre attention. Certains d'entre eux peuvent être mis en interaction.

2 systèmes gratuits :
- Messenger
- Skype
Ces deux systèmes sont intéressants surtout dans le cadre d'un entretien face-à-face mais insuffisants pour les télé-réunions. Un directeur commercial d'une grande entreprise française de notre réseau s'en est servi pour animer gratuitement son équipe en Chine.

3 systèmes payants :
- La solution Go to meeting de Cytrix qui propose un système de télé-réunion basé sur le partage mutuel des écrans de travail. Il s'agit d'autoriser la visualisation du contenu de son propre écran.
- Le système Visiosource que nous considérons aujourd'hui comme le meilleur système de télé-réunion à distance à la fois dans les fonctions offertes et dans le rapport qualité prix puisque qu'un abonnement mensuel est possible à partir de 39,90 Euros par mois, des réunions pouvant rassembler en Webcam jusqu'à 10 participants. Les réunions peuvent se faire selon les besoins à n'importe quelle heure de la journée.
- NetworkVisio.com qui offre une solution très originale croisant l'apport de la technologie et de la théorie des réseaux sociaux. Il offre la possibilité de mettre jusqu'à 40 webcams en commun.

Ce système offre de nombreux avantages :
- Téléconférence voix/image/texte.
- Chat de discussions collectives et individuelles.
- Tableau blanc partagé : possibilité diffusion vidéos FLV, slides SWF.
- Partage et modification de documents en simultané.
- Partage de bureau : vous pouvez visualiser les disques durs des participants après avoir obtenu leur accord.
- Enregistrement des échanges textes, audio et vidéos.

Le système Visiosource fonctionne sur tous les systèmes d'exploitation sans exception (y compris Linux). Il suffit simplement de télécharger le lecteur Flash Player en version 8 et ultérieure. Ce logiciel est en général présent sur l'ordinateur, puisqu'il est utilisé par de nombreux sites. Si le participant passe par un réseau proxy il lui suffit d'ouvrir les ports :
- en entrée (TCP et UDP) : 843 et 1935 pour le serveur audio et vidéo et 9100 pour le serveur XML.
- en sortie (TCP et UDP) : n'importe quel port en dessus de 1024.

Le système offre deux entrées : une entrée participant pour les invités à la réunion et une entrée administration pour l'animateur de la réunion. Il n'y aucune installation à faire pour la participation à une réunion en dehors de Flash Player. L'animateur dispose d'un logiciel qui lui permet de convertir tous ses fichiers en fichiers compatibles avec le système.

Essayer Visiosource. (mot de passe administrateur : facile).
Essayer NetworkVisio
Essayer Easyvisio