Transformer la manière d'animer les réunions : un premier pas vers le respect de chacun
La sociocratie n'est pas seulement une idéologie des relations de pouvoir dans les organisations, c'est aussi un ensemble de méthodes relativement codifiées. Pour permettre l'émergence de relations démocratiques, il est nécessaire paradoxalement d'être directif sur la forme pour favoriser le maximum de liberté sur le fond.
Voici le protocole que propose John A. Buck et Gerard Endenburg, fondateurs du mouvement dans leur livre "La sociocratie, les forces créatrices de l'auto-organisation" traduit par Gilles Charest, consultant canadien certifié en sociocratie.
Même si on n'adopte pas la démarche complète, la manière de gérer les réunions fondée sur le respect de l'expression de chacun constitue une première approche intéressante.
La méthode d'animation de réunion s'organise en 7 étapes :
0. Les règles de base : Les participants se réunissent autour de l'animateur qui a été élu par les membres du cercle ainsi que le secrétaire pour une durée qui a été défini avec le groupe. Le manager est présent ainsi que le représentant du cercle des superviseurs.
1. Définition du problème : Les membres du cercle se mettent d'accord sur la définition du problème
2. La proposition : Une personne a été chargée de préparer une ou des solutions avant la réunion. Le "proposeur" présente sa proposition. L'animateur n'autorise que des questions de clarification. A ce stade, il n'y a pas de discussion.
3. Les réactions : L'animateur propose un tour de table où chacun est invité à s'exprimer
4. Les amendements : Le proposeur, s'il le juge opportun, modifie sa proposition en tenant compte des réactions des participants
5. Les objections : L'animateur enregistre alors les objections qu'il écrit sur un tableau sans les discuter
6. Discussion : l'animateur demande ensuite au groupe de trouver des moyens d'améliorer la proposition en utilisant les objections qui viennent d'être formulées.
7. Le consentement : L'animateur demande aux membre du cercle s'ils ont d'autres objections à formuler. Si des objections sont à nouveau formulées il reprend l'étape 5 et 6. Il est important de rappeler qu'une objection doit être argumentée rationnellement pour être acceptée par l'animateur et les membres du groupe. Elle ne peut en aucun cas relever d'un affect non étayé par des arguments solides.
Pour ceux qui souhaiteraient approfondir la démarche de la sociocratie, nous renvoyons en page 6 de l'article "Les entreprises libérées : une mythologie de contestation".