1.58 Slack : La plate forme collaborative qui va rendre le management plus digital

Slack est une plateforme de collaboration qui peut permettre à l'ensemble des membres d'une communauté professionnelle de:
- Partager des annuaires
- Gérer des agendas
- Partager des dossiers,
- Echanger des messages en mode synchrone ou asynchrone
- Manager des projets ou des objectifs d'équipe
- Réaliser des téléréunions
- Visualiser et faire évoluer des listes de tâches

Et bien d'autres choses encore puisque Slack propose aujourd'hui de construire son propre système de travail collaboratif parmi 750 applications; beaucoup plus que son concurrent "Teams " de Microsoft qui en offre tout de même près de 150 à ce jour ! La plupart sont directement intégrables dans tous les navigateurs web ce qui rend leur accès très facile. Il existe par ailleurs de nombreuses connections directes avec Google Services ou d'autres prestataires de service, comme par exemple Sales Force. On peut évidemment se connecter sur le compte Slack à partir de son ordinateur, de sa tablette et ou de son téléphone portable; donc en tout lieu et à tout instant.

Comment ca fonctionne

La plate - forme Slack, c'est d'abord une communauté de personnes qui peuvent avoir des rôles très différents:
- Des propriétaires qui généralement financent l'outil
- Des administrateurs qui seront chargés de construire et d'animer la plate forme
- Des membres
- Des invités

Il est évidemment souhaitable que l'ensemble de ces acteurs définissent bien leurs besoins et leurs modalités de fonctionnement. Cela s'appelle une " constitution". C'est un exercice démocratique qui permet à chacun d'exprimer ses attentes et de construire un engagement collectif.

Chaque communauté, une fois après avoir défini ses besoins, choisira les outils dont elle aura besoin pour communiquer et collaborer. Les petites et moyennes entreprises partagent généralement un seul espace de travail. Les entreprises de taille plus importante choisissent souvent l’organisation Enterprise Grid constituée de plusieurs espaces de travail interconnectés.
Dans chaque espace de travail, chaque membre peut accéder à toutes les applications qui vont faciliter son action et celle du groupe.

Slack permet de se construire un système de travail collaboratif à partir d'une "collection" de plus de 750 applications qui sont classées en 20 catégories différentes parmi lesquelles la communauté choisit celles qui correspond le mieux à ses besoins.

Une application "Slack " est un logiciel conçu pour être utilisée indépendamment mais l'intérêt avec Slack c'est qu'elles peuvent être mutualisées dans un espace dédié. Ce qui permet aussi une facturation globale car chaque application à un coût qui lui est propre. En somme, c'est comme au restaurant, Slack vous propose un menu avec 750 solutions; c'est à vous de choisir celles qui vous convient le mieux et d'en faire un "système de travail collaboratif sur mesure".

Pour avoir un aperçu de la collection des applications disponibles, nous invitons le lecteur à cliquer sur les liens suivants:

Pour faciliter les usages de ses applications, Slack a mis au point "des petits robots" appelés "Bots" qui permettent d'automatiser certaines fonctions.

C'est à partir de ces outils que les administrateurs après concertation avec les membres de la communauté vont constituer des chaînes, c'est à dire un endroit unique pour les messages, les applications sélectionnés et les fichiers. Ces chaînes peuvent être organisées comme on le souhaite par département, par projet ou même par site de travail. Il est possible d' en créer autant que nécessaire. Tous les espaces de travail commencent avec deux chaînes par défaut : une chaîne générale et une chaîne aléatoire.

Certaines "chaînes" sont publiques, c'est à dire ouvertes à l’ensemble des membres (une chaîne publique est indiquée par une icône dièse # à côté de son nom) tandis que d'autres sont privées c'est à dire réservées à certains membres (une chaîne privée est indiquée par une icône en forme de verrou à côté de son nom).

Il existe aussi la possibilité de construire des chaînes partagées qui mettent en relation deux espaces de travail uniques. C'est évidemment un excellent moyen pour créer des interactions avec les autres services internes ou partenaires externes de l'entreprise. (une chaîne partagée est indiquée par une icône en forme de deux losanges partiellement superposés à côté de son nom).

Il est possible en temps réel ou différé d'échanger des messages dans une chaîne. Les messages directs sont parfaits pour des conversations ponctuelles, rapides et impromptues. Des émoticons permettent d'enrichir émotionnellement la communication.

La fonctionnalité de recherche permet de trouver l’information dont on a besoin pour travailler que ce soit des messages ou des fichiers, etc...

Slack permet également de recevoir les notifications sur son ordinateur, sur son appareil mobile ou par e-mail. Les notifications peuvent être personnalisées chaîne par chaîne de façon à ce qu'il soit possible de se concentrer sur les tâches prioritaires.

Par défaut, tous les membres peuvent ajouter des applications dans leur espace de travail, sauf les invités. Les propriétaires de l’espace de travail peuvent choisir de limiter les autorisations à ajouter des applications. Ils peuvent également décider quelles applications sont autorisées à être ajoutées dans l' espace de travail.

Un exemple de système Slack

Nous avons crée un espace de simulation en mode gratuit. Voici ce que cela donne: A gauche figure le sommaire de la structure de l'espace de travail collaboratif avec 4 applications mais on peut en mettre beaucoup plus.

Il faut convenir que le temps de construction d'un tel système peut prendre entre 1h et 3h car il faut s'inscrire sur chacune des applications pour que l'intégration dans Slack soit possible. C'est l'inconvénient de Slack. Nous aurons l'occasion d'explorer différents concurrents comme Teams de Microsoft ou Mural qui ont l'air d'être eux aussi très prometteurs.