1.6 Savoir animer une réunion

Une étude menée par le journal l'Expansion (2002) montre clairement que la part prise par la communication dans les différentes activités d'un manager est significative que ce soit par Internet, téléphone, entretiens de face à face ou réunions. Elle devient, même, de plus en plus importante avec le niveau des responsabilités occupées et le nombre de managers à animer.

Curieusement cette compétence relève, la plupart du temps, du charisme) personnel des dirigeants alors qu'il existe des savoir-faire spécifiques qui mériteraient d'être mis en évidence et diffuser pour faciliter leur appropriation, car il faut bien convenir que tous les managers n'ont pas ce talent spontanément.

En observant les pratiques des managers, les problèmes les plus fréquemment rencontrés sont les suivants :
1. Peu de préparation de la réunion.
2. Horaires de départ peu respectés.
3. Absence d'ordre du jour avec souvent sans durée précisée ni de responsabilités attribuées.
4. Emergence dans la réunion collective de questions relevant d'entretiens inter-inviduels.
5. Animateur donnant trop souvent son point de vue.
6. Peu de comptes-rendus ou comptes-rendus trop détaillés.
7. Horaires de fin réunion pas respectés.
8. Confusion des problèmes relevant de l'opératoire ou du stratégique.

Il est important de signaler que ces problèmes sont à la fois la conséquence d'un manque de méthodes mais aussi l'expression d'un certain modèle de culture d'entreprise.

La conduite de réunion relève du bon sens. la plupart des acteurs connaissent les règles que nous allons évoquer. Mais souvent sous la pression du stress, ils ont tendance à les oublier.

1° La préparation d'une réunion passe en priorité par 5 points au moins : - Un premier RV avec soi-même : Il faut investir du temps en amont pour générer de la cohérence plutôt que trop improviser et collectiviser son angoisse.
- L'identification des objectifs : A quoi sert la réunion ? Quels sont les résultats attendus ?
- Le repérage des acteurs : quels sont les participants les plus pertinents ?
- Les documents à apporter en lien avec les thèmes abordés.
- La désignation d'un animateur.
- Le choix de la salle et la disposition des tables font évidemment partie des choix préalables.

2° L'animation de la réunion : Il faut distinguer le fond et la forme
Sur le fond, le rôle de l'animateur n'est surtout pas de donner son point de vue, en particulier au début d'une discussion. La position occupée par l'animateur étant une position d'autorité, s'il donne son point de vue, il est perçu comme le " surmoi " du groupe et cela peut compromettre l'expression spontanée des participants.

Etre animateur demande donc un certain renoncement à soi-même. Il est le garant pour le groupe qu'un processus relativement démocratique et équitable sera possible. Le groupe lui délègue temporairement cette mission. Il a donc un certain pouvoir mais ce pouvoir doit être au service de la pensée collective et non à sa propre gloire. Cela suppose que le manager qui occupe cette position ait déjà dépassé un certain égocentrisme, sinon il risque d'être confronté au mutisme des participants, si ceux-ci sont constamment obligés d'écouter et de suivre la parole du maître.

Sur la forme, l'animateur doit clairement annoncer l'ordre du jour et le faire valider et enrichir par le groupe. Une façon efficace de présenter les choses consiste à écrire l'ordre du jour sur un " paper board " de façon à ce que tout le monde puisse le voir tout au long de la réunion et participer à la bonne maîtrise du temps. Quand celui-ci est accepté avec une désignation des différents intervenants et des durées de temps consacrés à chaque sujet, alors la réunion peut commencer. Par sécurité, certaines entreprises nomment " un gardien du temps " chargé de faire respecter le timing choisi en commun.

Il est important également, avant de commencer la réunion de solliciter systématiquement un participant pour faire le compte rendu. Il est généralement difficile d'être à la fois animateur et de prendre des notes.

Un détail qui a son importance : demander aux participants de ne pas utiliser leur portable, en dehors de SMS en cas d'urgence.

Pour faciliter les choses, nous proposons à nos abonnés une fiche " conducteur de réunion " en fichier Word que nous avons été très souvent amené à mettre en oeuvre dans les entreprises soucieuses d'optimiser les réunions. Il est possible de la paramétrer au logo de l'entreprise et de la mettre sur un Intranet ou de l'envoyer en fichier joint avant et après la réunion.

Sur le plan de la forme, la technique de communication la plus usitée est la reformulation. C'est une technique déjà préconisée par Socrate puis repris par un psychothérapeute américain Carl Rogers.

Les acteurs ont besoin de produire de l'intelligence collective. Celle-ci ne se décrète pas. Il ne s'agit pas de dire aux gens : " Soyez intelligents ". L'intelligence collective passe par une pensée qui se cherche. Elle traverse des phases de tâtonnement avant d'accéder à une compréhension. Elle ne peut être, disait Socrate, que le résultat d'un " accouchement ".
La technique principale passe par la reformulation de la parole personnes qui s'expriment. Quelques phrases clés peuvent faciliter la dynamique de ce processus :
" Vous voulez dire par-là que... ? "
" Vous pensez que ? "
" Si j'ai bien compris, vous dites que...? "

Les problèmes ne présentent pas que des inconvénients. Ils peuvent être l'occasion de faire progresser le dialogue managérial. Réunir les collaborateurs autour d'un dysfonctionnement, c'est l'occasion de faire un exercice pédagogique de démocratie sociale et de faire progresser les salariés dans leur capacité à s'exprimer. On constate, encore, en effet dans beaucoup de PME une tendance au monologue de la part des dirigeants. Ce comportement est d'autant plus prononcé, qu'ils rencontrent parfois, en face d'eux des salariés silencieux.

La méthode de résolution de problèmes simplifiée constitue un " objet transitionnel " efficace pour encourager les collaborateurs à donner leur avis. Pour générer la parole des collaborateurs, l'animateur doit faire abstraction de ses idées, du moins provisoirement, et se concentrer sur le processus.

Le processus comprend des étapes bien identifiées. Pour la petite histoire, la méthodologie nous vient principalement des groupes d'expression des salariés initiés en France avec les lois Auroux (1982). Les points clés de la démarche sont les suivants :
1. Quels sont les problèmes qui nous préoccupent en ce moment ?
2. Quels sont les problèmes les plus importants et urgents ? (Cf. Matrice d'Eisenhower déjà étudiée + Loi des 20/80)
3. Quelles sont les causes de ces problèmes : causes liées au système, causes liées aux individus.
4. Quelles solutions concrètes peuvent être mises en oeuvre ?
5. Quel plan d'actions mettre en place en précisant les dates des différentes séquences d'action et les responsabilités des acteurs ?

Cette méthode peut paraître simple. Elle demande, cependant, une certaine maîtrise. Tout l'art du dialogue consiste à dépasser son propre besoin de s'exprimer pour se concentrer sur l'émergence de la parole des autres.