1.68 Comment gérer plus efficacement ses mails ?

En effet, nous observons que le MAIL est devenu le canal privilégié pour transmettre des informations, au détriment des échanges directs. Les entreprises envoient la plupart de leurs communications internes par messagerie (newsletters, communication interne), ce qui peut créer des redondances. Les habitudes individuelles aggravent le problème, avec des envois et des réponses en masse, un manque de tri et une politique de spam inefficace. Quelles solutions adopter pour éviter cette dérive ?

Les organisations ont un rôle à jouer pour former les collaborateurs à une utilisation plus rationnelle de la messagerie, en établissant une charte des bons usages. Le service informatique doit également intervenir pour mettre en place un logiciel anti-spam performant. 

Pour gérer efficacement vos mails, vous pouvez également profiter des fonctionnalités de tri et d'archivage offertes par les logiciels de messagerie. Ces fonctionnalités vous permettent de classer vos mails par catégories, selon les sujets ou les services concernés. Vous pouvez configurer des règles de tri pour que vos mails soient automatiquement rangés dans les dossiers appropriés dès leur réception. Ainsi, vous évitez d'avoir une boîte mail encombrée et désordonnée.

Vous pouvez également signaler les spams comme des courriers indésirables, pour qu'ils soient directement envoyés dans le dossier correspondant lors des prochaines réceptions. 

Enfin, il est important de sensibiliser les collaborateurs à ne pas utiliser leur messagerie comme un chat de conversation mais si besoin d'installer une solution dont c'est la fonction....

Ces astuces vous aideront à gagner du temps et à optimiser votre messagerie. Il serait par ailleurs utile de sensibiliser et d'accompagner les collaborateurs dans cette démarche.

Par Nathalie, Annabelle et Faustine du MS GRH&IM ESC Clermont